Carreira: 3 regras para o e-mail não ser vilão da produtividade

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1. Estabeleça horários para enviar e responder e-mails

“Tive uma fase em que enviar e responder e-mails tomava muito tempo e eu perdia energia, o que, naturalmente, fazia com que eu perdesse produtividade”, diz Eduardo Amarante, representante da Dale Carnegie no Brasil.

“Deixar o e-mail aberto todo o tempo vai drenando a energia. Cada vez que você é interrompido, e deixa de fazer o que você estava fazendo para ver a mensagem, o cérebro precisa mudar o tipo de operação mental”, diz Abreu.

Ele explica que, ao ler um e-mail ou navegar na internet, a área do cérebro utilizada é a responsável pela resolução de problemas, enquanto que debruçar-se sobre um relatório ou um texto estimula outra, que envolve raciocínio complexo. “Ao ser bombardeado por e-mails você perde a habilidade de raciocínio mais profundo”, explica Abreu.

A solução para Amarante foi estabelecer horários específicos para abrir a caixa de mensagens. “Abro no início da manhã, fico, no máximo, uma hora, volto a abrir no começo da tarde para responder mensagens curtas, o que me toma 15 minutos no máximo, e no fim do dia volto a checar”, conta ele.

Ricardo Barbosa, diretor executivo da Innovia Training & Consulting, também recomenda esta estratégia, quando for possível. “Não é regra porque, às vezes, o trabalho da pessoa exige que ela cheque as mensagens o tempo todo, mas, quando não for este o caso, o ideal é ter horários para enviar e responder”, diz.

2. Seja objetivo nas mensagens

“O objetivo do e-mail é agilizar a comunicação, e a troca de informações. A partir do momento que isso torna o processo mais lento, não está sendo mais eficaz”, lembra Barbosa. A objetividade é um dos pilares dessa agilidade na comunicação, segundo os especialistas.

Por isso, quando o assunto for complexo, prefira outros meios. Converse com as pessoas pelo telefone ou marque uma reunião. “As pessoas tendem a deixar para responder por último as mensagens longas”, diz Amarante .

Na opinião de Abreu, as chances de um e-mail longo ser lido são pequenas. “Pesquisas mostram que as pessoas passam o olho ao invés de ler, então a recomendação é simples: o texto tem que ser objetivo e curto”, diz o especialista.

3. Não deixe mensagens sem resposta por mais de 48 horas

Evitar o acúmulo de mensagens é uma importante medida, segundo Amarante. “Assim o profissional não deixa a sua equipe sem resposta”, diz ele. Ao deixar mensagens do “verão passado” esperando resposta, a sensação é de estar sempre correndo contra o tempo. Amarante recomenda que o tempo limite estabelecido para enviar resposta seja de 48 horas.

4. Evite mensagens desnecessárias

Não use o e-mail como um bate papo virtual. Além de encher a sua caixa de entrada com mensagens sem valor, você perde a chance de interagir, de fato, com os colegas de trabalho. “Ao conversar eletronicamente é como se ficasse atrás de um muro e vai criando barreiras”, diz Amarante.

Um vício que também atrapalha bastante, de acordo com Abreu, é o fato de muitas pessoas utilizarem o e-mail como uma lista de afazeres. “Para se certificar de que determinada tarefa não será esquecida, você manda um e-mail para a sua caixa para alertá-lo, ao invés de manter um caderno e lápis e anotar ali”, diz Abreu.

Não utilize a conta de e-mail corporativo para fins pessoais, recebendo alertas de RSS de assuntos do seu interesse, piadas e fotos de amigos e parentes “Isso começa a interromper o processo de atenção”, lembra Abreu.

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